結論: 発表会は「発表30分 + 体験と懇親」で組む
製品発表会は、発表そのものより、そのあとの体験と会話で印象が決まります。発表は30分前後に絞り、残りの時間を展示・デモと懇親に使う構成にすると、来場者が製品に触れ、質問しやすくなります（2026年10月時点の情報です）。
1. 招待と日程
- 取引先やメディアを招くなら、平日の日中から夕方が集まりやすい時間帯です
- 招待状には、会場の最寄り駅と出口、受付の開始時刻、終了時刻を明記します。駅から迷わずに来られる会場なら、遅れての来場も減ります
- 出欠の締め切りを決めて、人数から飲食と配布物の数を逆算します
2. 受付
受付は第一印象の場です。名簿の確認、名札の受け渡し、資料の配布、クロークを1か所にまとめると流れが止まりません。メディアの方には、資料と写真素材のダウンロード先を受付で渡すと、記事にしてもらいやすくなります。
3. 発表
- 登壇者・時間・投影する資料を香盤表にまとめ、前日までに共有します
- 映像やデモ動画を流すなら、大きなモニターとスピーカーで、後方の席からも見やすいかを確認します
- 登壇者が待機する控室があると、発表直前の打ち合わせや身支度が落ち着いてできます
- 発表の様子をオンラインでも配信するなら、ハイブリッド開催の準備も合わせて進めます
4. 体験・展示
発表のあとに、製品を手に取れる展示エリアを用意します。説明担当を各ブースに置き、来場者が自由に回れる形にすると、質問が自然に生まれます。展示台や什器を持ち込む場合は、搬入・搬出の時間をご利用時間に含めておきましょう。
5. 懇親会への切り替え
同じ会場で立食形式の懇親会に移ると、来場者が帰らずに会話を続けられます。発表用の椅子を片付けてハイテーブルを出すまでの10〜15分は、展示の見学時間にあてると待ち時間になりません。料理はケータリングで、片手で取れるフィンガーフードが向いています。
当日のタイムテーブルの例（3時間の場合）
- 0:00〜0:30 受付・展示の先行公開
- 0:30〜1:00 発表（挨拶・製品紹介・デモ）
- 1:00〜1:15 質疑応答・写真撮影
- 1:15〜2:30 体験・懇親会
- 2:30〜3:00 撤収
準備と撤収の時間を前後に足して、ご利用時間を決めます。
ヴェーレ青山の場合
ヴェーレ青山は、青山一丁目駅0番出口直結・11階のラウンジ型イベントスペースです。
- 収容: セミナー形式で最大80名、立食なら最大100名（180㎡）
- 投影: 75インチ4Kモニター、27インチモニター8台、プロジェクター・スクリーン、マイク
- 展示: テーブル・チェアのほか、ハンガーラックや全身鏡も用意（ハンガー・ハンガーラックは有料オプション）
- 控室: 別室のVIPルーム（有料・土日祝のみ・事前確認制）
- 懇親会: 飲食の持ち込み無料、ケータリング業者はお客様のご手配。同じ会場でレイアウトを変えられます
発表中心ならセミナー・講演会のご利用ガイド、懇親会中心なら交流会・レセプションのご利用ガイドもご覧ください。会場の雰囲気はギャラリーで、内覧は予約ページから受け付けています。
