結論: 最初にやるべきは「日程の候補を絞って会場を仮押さえ」すること
忘年会の準備で一番動かしにくいのは、日程と会場です。出欠をすべて集めてから会場を探すと、12月の週末の夜はすでに埋まっていることがあります。候補日を2〜3日に絞ったら、まず会場を仮押さえし、それから出欠の集計に進みましょう（2026年10月時点の情報です）。
開催の6〜8週間前: 日程と予算の枠を決める
- 候補日: 12月は金曜・土曜の夜に予約が集中します。平日の夜も候補に入れると、選べる会場が増えます。
- 人数の見込み: 前年の参加者数や部署の人数から、上限と下限を出しておきます。
- 予算の枠: 会費制にするか、会社負担がどこまでかを決めます。会場費が時間単位の会場なら、人数が増えるほど一人あたりの会場費は下がります。
6週間前: 会場を比較して仮押さえ
会場は「人数と形式」「飲食の持ち込み可否」「駅からの近さ」で絞り込みます。比較のポイントは青山で忘年会会場を選ぶときのチェックポイントにまとめました。気になる会場があれば、内覧で広さや動線を確かめます。
仮押さえの段階で、キャンセル料がいつから発生するかも確認しておきます。人数が大きく変わったときの判断の目安になります。
4〜5週間前: 出欠の集計と会費の案内
日程と会場が決まったら、出欠フォームを送ります。締め切りは開催の2〜3週間前に設定すると、料理の数量を決めやすくなります。会費制の場合は、金額と集金方法（当日現金か事前振込か）もこの時点で案内します。
3週間前: ケータリングと飲み物の手配
イベントスペースを使う場合、料理はケータリング業者に頼むのが一般的です。12月はケータリング業者も繁忙期になるため、出欠の見込みが立った時点で仮の人数で相談を始めます。飲み物を自分たちで用意する場合は、冷やしておく場所を会場に確認します。
1〜2週間前: 進行表と役割分担
- 乾杯の挨拶、表彰、締めの挨拶の担当者
- 受付、クローク、ケータリングの受け取りの担当者
- スライドや動画を流す場合は、PCの接続方法と音声の確認
当日: 搬入から撤収まで
会場の利用時間には、準備と片付けの時間も含まれます。たとえば19時開始なら、搬入とセッティングのために1時間前から、撤収のために終了後30分〜1時間を見込んで予約します。ゴミの扱いや原状回復のルールも事前に確認しておきます。
ヴェーレ青山の場合
- ご予約はご利用日の3日前まで。予約リクエストを送ると仮押さえになり、運営が内容を確認して確定のご連絡をします
- キャンセル料はご利用日の30日前まで無料、29〜8日前は50%、7日前以降は100%（繁忙期は別途条件を設定する場合があります）
- 内覧は予約ページの「内覧申込」から
- 立食で最大100名が目安。飲食・アルコールの持ち込み無料、ケータリング業者もお客様のご手配で利用可
- ご利用時間は10:00〜22:00。12月の土日祝の夜は繁忙期の料金です（料金ページ）
用途別の詳細は忘年会・クリスマスパーティのご利用ガイド、言葉の意味は用語集をご覧ください。
