Glossaire des lieux événementiels
Les termes que l'on rencontre en organisant un événement ou en choisissant un lieu, avec des exemples concrets à VELE AOYAMA.
Dispositions
- Disposition théâtre
- Des chaises seules, tournées vers une scène ou un écran, sans tables. C'est la disposition qui accueille le plus de monde sur une même surface, adaptée aux conférences et présentations. À VELE AOYAMA, jusqu'à 80 personnes en format séminaire.
- Disposition classe
- Tables et chaises alignées face à l'avant, comme dans une salle de classe. Idéale pour les formations où l'on prend des notes, mais elle accueille moins de monde que la disposition théâtre à cause des tables.
- Disposition en îlots
- Plusieurs tables regroupées en îlots, chaque équipe étant assise ensemble. Adaptée aux ateliers et aux hackathons où les participants travaillent ensemble.
- Cocktail debout
- Peu de sièges : les invités mangent, boivent et échangent debout autour de mange-debout. Ils circulent librement, ce qui favorise les rencontres, et la capacité est supérieure à celle d'un événement assis. À VELE AOYAMA, jusqu'à 100 personnes.
- Réception
- Un rassemblement pour accueillir des invités ou célébrer une occasion, par exemple après un lancement de produit ou pour un anniversaire. Souvent organisée debout.
Préparation
- Traiteur
- Un service qui livre les plats sur place, assure le dressage et le rangement. À VELE AOYAMA, l'apport de nourriture et de boissons est gratuit, et vous pouvez faire appel au traiteur de votre choix.
- Chargement / déchargement
- Apporter le matériel, la décoration et la nourriture dans l'espace (chargement), puis les remporter après l'événement (déchargement), en général dans le créneau réservé. VELE AOYAMA dispose d'un parking partenaire au sous-sol de l'immeuble (payant, sur réservation) ; renseignez-vous sur la zone de chargement au moment de réserver.
- Remise en état
- Remettre la disposition, le mobilier et l'espace dans leur état initial après l'événement, y compris évacuer les déchets. Inclure le temps de démontage dans votre réservation évite de finir dans la précipitation.
- Loge (green room)
- Une pièce séparée où les intervenants, artistes et invités VIP attendent et se préparent. À VELE AOYAMA, le salon VIP peut servir de loge (payant, week-ends et jours fériés uniquement, sous réserve de confirmation).
Équipement et diffusion
- Événement hybride
- Un événement tenu sur place et diffusé en ligne en même temps. Il nécessite une connexion stable ainsi qu'une sortie vidéo et audio. VELE AOYAMA dispose d'un WiFi rapide en 5 GHz, d'écrans et d'un projecteur.
- Sonorisation (PA)
- Abréviation de public address : les micros, enceintes et tables de mixage qui diffusent les voix et le son dans l'espace, ainsi que leur utilisation. Indispensable pour les conférences et les événements avec animateur.
- Projecteur et écrans
- Équipement pour afficher des diapositives et des vidéos en grand format. VELE AOYAMA dispose d'un écran 4K de 75 pouces, de huit moniteurs de 27 pouces, ainsi que d'un projecteur et d'un écran de projection.
- WiFi 5 GHz
- Une bande de fréquences WiFi moins sujette aux interférences et plus rapide que la bande 2,4 GHz, donc plus stable dans les lieux très fréquentés et pour les événements diffusés en ligne.
Réservation et paiement
- Option provisoire
- Bloquer temporairement une date et un horaire. À VELE AOYAMA, l'envoi d'une demande de réservation place une option provisoire ; notre équipe l'examine puis confirme.
- Visite
- Visiter l'espace avant de réserver pour vérifier la surface, la vue, la circulation et l'équipement. Vous pouvez en faire la demande via « Demande de visite » sur la page de réservation.
- Frais d'annulation
- Des frais facturés lorsqu'une réservation est annulée. À VELE AOYAMA : gratuit jusqu'à 30 jours avant, 50 % de 29 à 8 jours avant, et 100 % à partir de 7 jours avant.
- Stablecoin
- Un crypto-actif conçu pour suivre la valeur d'une monnaie comme le yen ou le dollar. Les frais d'utilisation de VELE AOYAMA peuvent être réglés en stablecoins tels que USDC, USDT et JPYC.
- JASMY
- Le crypto-actif utilisé dans le projet Jasmy. Les frais d'utilisation de VELE AOYAMA peuvent être réglés en JASMY ; son cours variant, le montant est fixé au cours du moment du paiement.
À propos de VELE AOYAMA
- Station Aoyama-itchome, sortie 0
- Une sortie de la station Aoyama-itchome (lignes Ginza et Hanzomon du Tokyo Metro, ligne Oedo de la Toei), reliée en souterrain à l'immeuble Aoyama. Vous pouvez rejoindre VELE AOYAMA sans sortir à l'extérieur.
- Espace événementiel lounge
- Un lounge avec canapés et comptoir de bar où organiser des événements tels que séminaires et rencontres. VELE AOYAMA est exploité comme un espace événementiel lounge relié aux activités de Jasmy et de son consortium.
- Salon de Vert AOYAMA (ancien nom)
- L'ancien nom de VELE AOYAMA. Le même espace, au 11e étage de l'immeuble Aoyama, est désormais présenté sous le nom de VELE AOYAMA.
